'Je moet geen vragen stellen om het vragen stellen. Het is niet de kwantiteit, maar kwaliteit die hier van toepassing is.'

Kiwa CMR beweegt zich in het veld van testen, inspecteren, certificeren en monstername in de agro-, feed- en foodsector. Kiwa CMR levert daarnaast het management en ondersteunende werkzaamheden voor onder meer KDS. KDS levert officiële assistenten voor de vleeskeuring aan de NVWA. Veranderende wet- en regelgeving is van directe invloed op hun werk. Doorlopend kennis absorberen en kunnen toepassen is daarom van groot belang. Ook voor werknemers die al lang in dienst zijn, is het goed stil te staan bij bestaande en veranderde regels en processen. Cito ondersteunt Kiwa CMR sinds 2016 bij de invulling en doorontwikkeling van dit systeem.

‘Onze mensen voeren inspectiewerkzaamheden uit in slachthuizen. Dit verloopt via bepaalde vastgelegde processen, het is dan ook belangrijk dat medewerkers hiervan goed op de hoogte zijn.’ Aan het woord is Aart van de Wetering, kwaliteitsmanager Kiwa CMR. Samen met Hilde de Kok, kwaliteitsmedewerker Kiwa CMR, is hij verantwoordelijk voor het EP-systeem in zijn huidige vorm. ‘In het verleden organiseerden we verplichte kennisbijeenkomsten. Nadeel hiervan was het beperkt aantal onderwerpen dat behandeld kon worden. Daarbij was het onduidelijk wat medewerkers precies leerden en kostte een bijeenkomst veel tijd van onze medewerkers en organisatie. Ook paste het niet echt meer bij deze tijd, dus zijn we op zoek gegaan naar een andere vorm.’

Kennisoverdracht actief stimuleren

Sinds 2013 maakt Kiwa CMR gebruik van haar intranet om op systematische wijze kennis en kunde van haar medewerkers te toetsen. ‘Elke medewerker krijgt maandelijks een drietal vragen afgestemd op zijn vakgebied. Twee vragen zijn gebaseerd op basiskennis en moeten juist beantwoord worden. De derde vraag is een nice-to-know. Het staat medewerkers vrij om bronnen te raadplegen, bijvoorbeeld het kwaliteitshandboek, of te overleggen met collega’s. Wordt één van de kennisvragen niet juist beantwoord, dan volgen er twee nieuwe kennisvragen,’ vertelt Van de Wetering. ‘Medewerkers hebben een maand om de vragen te beantwoorden en kiezen zelf het moment waarop het hen uitkomt. Het gaat ons vooral om bewustwording, medewerkers worden geprikkeld na te denken over de gevraagde processen.'

Een leven lang leren

Medewerkers staan positief tegenover het systeem. Ze nemen contact op met ideeën hoe het beter kan en of omdat ze graag willen weten waarom hun antwoord fout is. De vragen worden niet als ‘examen’ beleefd, er ligt geen druk op. Van de Wetering en De Kok beantwoorden de vragen ook zelf: ‘Wij moeten natuurlijk bijna alles opzoeken, maar dat is voor ons een goede check of de informatie goed vindbaar is en of het duidelijk beschreven staat in ons kwaliteitshandboek.’

“Je moet geen vragen stellen om het vragen stellen. Het is niet de kwantiteit, maar kwaliteit die hier van toepassing is.”

Cito als kritische spiegel

Het EP-systeem is op initiatief van de afdeling Kwaliteit ontstaan. Aart en Hilde maken de vragen en beslissen samen met een regiomanager en iemand van de werkvloer over de geschiktheid. Van de Wetering: ‘We wilden dit e-learning systeem verder ontwikkelen. We kregen signalen uit het veld dat vragen soms niet werden begrepen zoals we bedoelden en zijn op zoek gegaan naar partijen met aanvullende kennis. Onze vragen lijken op toetsvragen. Cito beschikt over de vakinhoudelijke kennis die we zochten. In 2016 zijn we de samenwerking gestart en zijn bijvoorbeeld al onze vragen gescreend.’

Samen met Cito borgen we de kwaliteit

‘Het is erg moeilijk een goede vraag te maken,’ aldus De Kok. ‘Cito laat ons met gerichte vragen zelf nadenken over onze vragen en ons systeem. Wat wil je toetsen, is het een begrips-, feiten- of toepassingsvraag. Wat is het doel? Wat wil ik dat een medewerker na het stellen van deze vraag weet of kan toepassen? In verschillende sessies hebben wij onze vragen aan Alex Stolwijk, toetsexpert en consultant bij Cito, voorgelegd. Hij daagt ons uit na te denken over vervolgstappen.’

Het zelf doen staat centraal in de aanpak van Alex Stolwijk: ‘Door na te denken over elke stap, kun je elke stap ook legitimeren. Daarmee sta je achter elke beslissing die je neemt. Het zorgt voor grote motivatie om de EP te optimaliseren. Je weet waarom je het doet. In de verschillende sessies is toetsconstructie, een taxonomie en een simpele toetsmatrijs aan bod gekomen. Hierin staat de kwaliteit van vragen voorop.’

De toekomst: continu kwaliteit ontwikkelen

’We hebben nog genoeg wensen voor de toekomst! We hebben net met Alex Stolwijk een toetsmatrijs samengesteld. Het blijkt dat we veel vragen hebben die feitelijke kennis toetsen. We gaan ons nu richten op het maken van vragen die zich meer toespitsen op het toepassen van kennis. Ook willen we in de toekomst sneller inspelen op actualiteiten. Als er een wijziging in wet- en regelgeving plaatsvindt, moeten we deze in de volgende ronde al kunnen bevragen.’ De Kok: ‘Daarnaast gaan we alle vragen in de itembank herzien en foute antwoorden voor de medewerker van feedback voorzien. Wat verder in de toekomst willen we gaan werken met dashboards die ons meer inzicht geven. Zodat we direct kunnen zien hoe vragen scoren en daarop in kunnen spelen. Wij zijn de afdeling Kwaliteit, dus de lat moet altijd hoger!’